IMPEX MODULE IMPORTATION - EXPORTATION DE FICHIERS Ce module permet l'importation et l'exportation de données aux format DBASE. C'est l'outil idéal pour réaliser des applications sur mesure. En effet le programme impex.exe peut être appellé automatiquement à partir d'un autre programme, l'échange de données est alors automatique entre votre application et Auditor++. Exemple d'applications possibles : Export / import clients et/ou Fournisseurs permettant la tenue des fichiers clients et/ou fournisseurs en dehors d'Auditor++ (donc pas de double encodage) Récupération de clients, fournisseurs, plan comptable existants. Analyse de la comptabilité (export du grand-livre) Statistiques de ventes Importation automatique de factures de ventes produite par un autre programme de facturation. Pourquoi utiliser un format intermédiaire plutôt que de travailler directement dans les fichiers de la comptabilité ? Travailler directement dans les fichiers de la comptabilité supprime bien entendu une étape, mais notre solution comporte deux grands avantages : Lorsque la structure de nos fichiers évolue, nous modifions aussi le programme d'import-export afin que vos applications sur mesures restent valables. Toutes les vérifications d'intégrité de données sont réalisées par le programme d'import-export afin que les données de la comptabilité ne soient pas corrompues en cas d'erreur. Ce module est livré sur une disquette (1.44 MB) au prix de 8.000 Frs par site installé. Contenu de la disquette Le programme IMPEX.EXE Sept fichiers au format DBASE Installation du module L'installation est très simple, il suffit de copier le fichier IMPEX.EXE dans le répertoire principal d'AUDITOR++. exemple : COPY A:IMPEX.EXE C:\ADP Les fichiers au format DBASE servent de canevas aux exportations et importations. Il est prudent de réaliser une copie des originaux de la disquette Fonctionnement du programme Le programme IMPEX est appelé à partir du répertoire principal d'AUDITOR++ ex: C:\ADP L'exportation de fichiers concerne les fichiers Clients, Fournisseurs, Comptes Généraux, Localités, Grand-livre des comptes, Statistiques de ventes (si vous possédez l'option statistique de vente) et Articles. Les fichiers AUDITOR++ sont exportés au format DBASE. Le fichier DBASE doit exister et avoir une structure (noms de champ) reconnue par le programme IMPEX. La disquette livrée avec le programme contient les fichiers suivants au format DBASE. JCLI.DBF Fichiers clients JFOU.DBF Fichier fournisseur JGEN.DBF Fichier des comptes généraux JLOC.DBF Fichiers des localités JGLI.DBF Fichiers grand-livre des comptes JSTA.DBF Fichier statistique de vente JART.DBF Fichier articles Les fichiers DBASE de la disquette doivent être copiés dans le répertoire destiné à recevoir les fichiers exportés d'AUDITOR (dans l'exemple ci-dessous ce répertoire est C:\EXPORT).. Exemple : exportation du fichier client du dossier XX A l'invite du DOS dans le répertoire C:\ADP tapez la ligne suivante suivie de ENTER. IMPEX -JCLI c:\export\jcli.dbf XX Explication des paramètres de la ligne de commande : -JCLI : Le signe - signifie EXPORTATION, JCLI signifie que l'exportation concerne le fichier clients. c:\export\jcli.dbf signifie que l'exportation se fera dans le fichier jcli.dbf du répertoire c:\export. XX signifie que c'est le fichier client du dossier XX qui sera exporté. L'exportation des fichiers Fournisseurs, comptes généraux, localités, statistique de ventes et articles est identique. IMPEX -JFOU c:\export\jfou.dbf XX IMPEX -JGEN c:\export\jgen.dbf XX IMPEX -JLOC c:\export\jloc.dbf XX IMPEX -JSTA c:\export\jsta.dbf XX IMPEX -JART c:\export\jart.dbf XX La commande d'exportation du grand-livre comporte deux paramètres supplémentaires. 1) /EX paramètre obligatoire pour renseigner l'exercice comptable à exporter. 2) /NRVAL paramètre facultatif, si ce paramètre est omis, toutes les imputations du grand-livre sont exportées. Dans le fichier exporté, le champ numérique NRVAL, contient le numéro de validation des imputations. Ce numéro de validation correspond au nombre de minutes écoulées entre le 01/01/1980 à 0 heure jusqu'au moment de la validation des écritures dans le grand-livre (le programme se base sur l'heure et la date système). Le paramètre /NRVALxxxxxxxx permet de n'exporter que les écritures du grand-livre de numéro de validation supérieur à xxxxxxxxx. Exemple : IMPEX -JGLI c:\export\jgli.dbf XX /EX96 /NRVAL8536920 Exportation des écritures du grand-livre Exercice 96 validées après le 25 mars 1996 à 10h00. L'exportation s'effectue en mode APPEND (les fiches s'ajoutent à la fin du fichier). L'importation de fichiers concerne les fichiers Clients, Fournisseurs, Comptes Généraux, Localités, et Articles. L'importation est réalisée à partir d'un fichier au format DBASE dont les noms de champ correspondent aux formats livrés sur la disquette du module. La syntaxe d'appel est très semblable à la syntaxe d'exportation. Exemple : IMPEX +JCLI c:\import\jcli.dbf XX +JCLI le signe + signifie importation, JCLI signifie que l'importation concerne le fichier clients. c:\import\jcli.dbf signifie que l'importation se fera à partir du fichier jcli.dbf du répertoire c:\import XX signifie que l'importation se fera dans le fichier client du dossier XX L'importation des fichiers Fournisseurs, comptes généraux, localités et articles est identique. IMPEX +JFOU c:\import\jfou.dbf XX IMPEX +JGEN c:\import\jgen.dbf XX IMPEX +JLOC c:\import\jloc.dbf XX IMPEX +JART c:\import\jart.dbf XX Chacun de ces fichiers possède un identifiant unique, pour les fichiers clients, fournisseur et comptes généraux, cet identifiant est le champ COMPT. Pour le fichier article l'identifiant est le champ CDART. Pour le fichier localité l'identifiant est la concaténation des champs CDLOC et LOCEL. Le fichier au format DBASE doit contenir l'identifiant unique, les autres champs sont facultatifs. Fonctionnement de l'importation : Pour chaque enregistrement du fichier DBASE, une recherche est exécutée dans le fichier AUDITOR++ sur base de l'identifiant. Il y a deux cas possibles : 1) Aucun enregistrement n'existe dans AUDITOR++. L'enregistrement est crée sur base des champs disponibles dans le fichier DBASE. Les champs obligatoires non disponibles dans le format DBASE sont affectés d'une valeur par défaut. 2) L'enregistrement existe déjà dans AUDITOR++ L'enregistrement est modifier sur base des champs disponibles dans le fichier DBASE. Significations des champs du fichier grand-livre EXERC Exercice CDJRL Code journal NRDOC N° de document NRLIG N° de ligne PERIO Période comptable TYCMP Type de compte COMPT Compte DATMV Date du mouvement CFRAI Centre de frais TEXTE Texte explicatif de la ligne INDC Indice Débit ou Crédit MNTFB Montant en device locale CDDEV Code devise COURS Cours de la devise MNTDV Montant en devise COTVA Code TVA INITI non utilisé NRVAL N° de validation option /NRVAL EXERC Exercice du document lié à celui-ci CDJRL Code journal du document lié à celui-ci NRDOC N° de document du document lié à celui-ci NRLIG N° de ligne du document lié à celui-ci CASTV Non utilisé PERCO Période de correction (pour le listing intra-communautaire) RGTVA Régime TVA du document RESER Non utilisé CDGRP Non utilisé FLAG1 Indice Facture ou Note de crédit FLAG2 Non utilisé FLSUP Non utilisé FILLR Non utilisé Significations des champs du fichier statistique de vente EXERC Exercice CDJRL Code journal NRDOC N° de document NRLIG N° de ligne DATMV Date du mouvement FLDOC Indice Facture ou Note de crédit CDCLI Compte client MNCLI Nom abrégé du client CDFOU Compte fournisseur CDART Code article CDFA1 Code famille 1 CDFA2 Code famille 2 CDUNI Code unité COTVA Code TVA CDDEV Code devise CDREP Code représentant CDREG Code regroupement CDCAT Code catégorie CFRAI Centre de frais QTLIV Quantité livrée MTBHT Montant brut hors TVA MTNHT Montant net hors TVA MTRHT Montant de la remise (hors TVA) TXCOM Taux de commission STATU Non utilisé MAGAS Magasin FLAG1 Non utilisé FLAG2 Non utilisé FLAG3 Non utilisé CDCEE Code intrastat FLAG0 Non utilisé Importation dans Auditor++ de factures de ventes au format DBASE Structure du fichier DBASE : Name Type Width Dec CDJRL Character 3 NRDOC Numeric 6 FLDOC Character 1 DATMV Date 8 MNTFB Float 12 2 BASE1 Float 12 2 BASE2 Float 12 2 BASE3 Float 12 2 BASE4 Float 12 2 EXCEE Float 12 2 INCEE Float 12 2 TRANS Float 12 2 MNTVA Float 12 2 COMPT Character 10 NRCLI Character 10 DATEC Date 8 TEXTE Character 20 CDDEV Character 3 COURS Float 12 6 MNTDV Float 12 2 Explication des zones CDJRL : Code journal de vente exemple VFV NRDOC : N° de la facture ou de la note de crédit FLDOC : Type de document : 0 = Facture 1 = Note de crédit DATMV : Date de la facture, l'année et le mois de cette date détermine la période comptable, la période comptable ainsi déterminée doit faire partie de l'exercice comptable MNTFB : Montant total de la facture TVA comprise BASE1 : Montant des Bases 0% BASE2 : Montant des Bases 6% BASE3 : Montant des Bases 12% BASE4 : Montant des Bases 21% EXCEE : Montant hors TVA 0% en cas d'exportation hors CEE INCEE : Montant hors TVA 0% en cas exportation dans la CEE TRANS : Montant des frais de transport MNTVA : Montant de TVA ce montant sera imputé au compte : 451000 pour la TVA sur facture de vente 451100 pour la TVA sur note de crédit de vente COMPT : compte de vente pour les bases, exemple 700000 NRCLI : N° de compte du client DATEC : Date d'échéance de la facture TEXTE : Commentaire libre CDDEV : Code devise de la facture, ce code devise doit être défini dans Auditor++ COURS : Cours par rapport à la devise du dossier MNTDV : Montant en devise de la facture, ce montant doit être quasiment égal à (MNTFB * COURS) Contrôles réalisés par le programme IMPVFAC.EXE BASE1+BASE2+BASE3+BASE4+EXCEE+INCEE+TRANS+MNTVA = MNTFB Si il y a un montant en EXCEE, il ne peut pas y en avoir en INCEE Si il y a un montant en INCEE, il ne peut pas y en avoir en MNTVA MNTFB ne peut pas être égal à zéro. Si il y a un montant en EXCEE, il ne peut pas y en avoir en MNTVA Il ne peut pas y avoir plus de 5% d'écart entre le montant en devise (MNTDV) et le montant francs Belge * le cours (MNTFB*COURS) La période comptable du document (année+mois de DATMV) doit appartenir à l'exercice comptable. Le document ne peut pas encore exister dans la comptabilité. Syntaxe d'appel du programme IMPVFAC " code dossier " " fichier DBASE " " Exercice " Vous trouverez la définition des tables utilisées par l'impex dans le répertoire \impex\dbf3 pour le format DBase III et dans le répertoire \impex\foxpro pour le format FoxPro. A++ Informatique Avenue des Gerfauts 10 bte 34,1170 Bruxelles Tel: +32-2-675.52.62,Fax: +32-2-660.59.82 e-mail: info@aplusplus.com